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优秀笔记课件——word使用技巧

已有 1177 次阅读2012-1-21 03:02 |个人分类:我的分类

第三章 office 使用技巧 ? 一、 word 使用技巧 ? 二、 excel 使用技巧 ? 三、 powerpoint 使用技巧 2 2 一、word 使用技巧 1 、 word 中实现自动翻页 当在 word 中阅读一篇较长的文章时,反复的翻页一 定是一件令你觉得麻烦的事。其实,只要利用一下 word 中一项鲜为人知的功能,你就可以实现 word 中 的自动翻页,并可根据你的需要调整翻页的速度。 下面就是实现此功能的具体步骤。 ? 1. 先在 word 中打开要阅读的文件,然后选择菜单 “ 工 具 / 宏 / 宏 ” 。 ? 2. 在弹出的对话框中,在 “ 宏的位置 ” 一栏中选择 “ word 命令 ” ,然后在 “ 宏名 ” 的列表框中选择 “ autoscroll ” 并点击 “ 运行 ” 按钮。 3 3 word 使用技巧 ? 3. 接着,你就可以通过鼠标的上下移动来控制滚动 的方向和速度。将鼠标放到滚动条的上半部则向上翻 页,放到下半部则向下翻页,放到中部则暂停翻页。 鼠标越靠近两端,滚动的速度越快。这时,只要随便 点一下鼠标,自动翻页功能就会关闭。 如果你经常需要使用此功能,还可以将它添加到工 具栏中,只需选择 “ 工具 / 自定义 ” ,选择 “ 命令 ” 选项 卡,在 “ 类别 ” 栏中选择 “ 所有命令 ” ,然后从 “ 命令 ” 框 中将 “ autoscroll ” 拖到工具栏上即可。 4 4 word 使用技巧 2 、在文档中快速跳转 ? 单击 “ 视图 / 文档结构图 ” 菜单,显示 “ 文档结构图 ” ,然 后在 “ 文档结构图 ” 的左窗口中单击某个标题,就可立即 跳转到文档的相应位置。 ? 要关闭 “ 文档结构图 ” ,可再次单击 “ 视图 / 文档结构图 ” 菜单。 3 、纵横页面混排 ? 默认文档是横向的,如果要把选定文字排为纵向,则先 选定这些文字,然后单击 “ 文件 ” 菜单中的 “ 页面设置 ” , 在 “ 正文排列 ” 中选择 “ 纵向 ” 选项, “ 应用范围 ” 框中选择 “ 所选文字 ” ,即可将选定文字排为纵向 。 5 5 word 使用技巧 4 、在长文档中移动或复制对象 ? 选择 “ 窗口 / 拆分 ” ,把拆分栏拖动到所需位置,将当 前文档拆分为两个窗口,然后拖动鼠标左键、选定对 象,按下 ctrl 键、拖动对象穿过拆分栏到达指定位置。 拖动时,不按下 ctrl 键是移动对象。 5 、将 word 文件转换成电子邮件,立即发送 ? 单击常用工具栏上的 “ 电子邮件 ” 按钮,窗口变成发送 邮件时的界面,此时还没有打开 outlook 程序。单击 “ 收件人 ” 按钮,打开 “ 选择收件人 ” 对话框,在收件人 列表中,选择需要的收件人,选中 “ 收件人 ” 后,单击 “ 确定 ” 按钮,接着点一下 “ 发送副本 ” 按钮就可以把 word 文件作为电子邮件发出去了。 6 6 word 使用技巧 6 、 web 地址自动转换为超级链接 ? 如果在文档中输入 web 地址,不希望自动转换为超级 链接,可以单击 “ 工具 / 自动更正 ” ,系统弹出 “ 自动更 正 ” 窗口,选择 “ 自动套用格式 ” 选项,然后取消 “ internet 及网络路径替换为超级链接 ” 选项左边的复 选框,单击 “ 确定 ” 即可。 ? 如果希望将输入的 web 网址定义为块,然后执行 “ 插入 / 超级链接 ” 命令(或按下 ctrl+k 按钮),在弹出的窗口 中输入网络地址等数据;将某个已有的超级链接定义 为块之后,单击 “ 鼠标右键 / 超级链接 / 取消链接 ” 按 钮,则可手工取消该超级链接。 7 7 word 使用技巧 7 、 “ 文本框 ” 也能输入多重幂指数 ? 经常需要使用数学公式及数学符号的用户一定知道 word 的公式编辑器,它可以轻松的完成多重幂指数这 一数学公式,但是在这里我们介绍一个更加通俗的办 法 ——“ 文本框法 ” 。 “ 文本框 ” 也是 word 中的一个强有力的工具,通过 它也可以达到我们的目的,单击 “ 插入 → 文本框 → 横 排 ” ,插入一个文本框,并在其中输入 x ,然后调整其大 小和位置,并设置文本框的底色和线条色皆为无,指数 y 也可以使用文本框的方法输入,即可完成幂指数的输 入。 8 8 word 使用技巧 8 、 怎样关闭拼写错误标记 ? word 中有个相当不错的拼写和语法检查功能,通过 它用户可以对键入的文字进行正确检查。系统默认是 实时检查的,因而在编辑文档时会产生许多标示错误 语句的红色或绿色的波浪线,有时候会影响用户的工 作,这时可以将其隐藏,待编辑完成后再进行检查, 方法如下。 右键单击右状态栏上的 “ 拼写和语法状态 ” 图标, 在弹出的菜单中选择 “ 隐藏语法错误 ” 项后,错误标记 便会立即消失了。 如果要进行更详细的设定,可以执行工具菜单中 “ 选项 ” 命令,在弹出的 “ 选项 ” 对话框中进行详细的设 置,如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方 式等项。 9 9 word 使用技巧 9 、附加段落格式的去除 ? 若想去除附加的段落格式,我们可以使用一组快 捷键 ctrl + q 。此时,如果对某个使用了正文样式 的段落进行了手动调节,增加了左右的缩进,那 么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去 除这类信息,可以将光标置于该段落中,并按 ctrl + q 快捷键即可。如有多个段落需做类似调 整,可以首先选定这多个段落然后再使用上述的 快捷键。 10 10 word 使用技巧 10 、 附加字符格式的去除 ? 有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外 观,比如加粗、斜体、下划线,甚至空心、阴文、 阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。 专业的字符排版原则中,正文的字体及样式都会被 限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加 字符格式,不必一个一个的查找与更正, word 为此 提供了快捷键。不过要注意的是,这里有两组功能 相同的快捷键。一个是 ctrl + space ;另一个是 ctrl + shift + z 。前一组对于中文 windows 的用户是无 效的。 ctrl + space ,是中文 windows 中用于切换 中英文输入法的快捷键。所以,我们可以选择使用 ctrl + shift + z 来完成这一工作。 11 11 word 使用技巧 11 、 巧用多级列表功能编号 ? 实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似,但 是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩 进范围而变化。多级列表是在段落缩进的基础上使 用 word 格式中项目符号和编号菜单的多级列表功 能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。使用 方法如下: ? 把需要编号的段落输入到 word 中,并且采用不同 的缩进表示不同的层次。第一层不要缩进。从第二 层开始缩进,可以使用格式工具中的 “ 增加缩进量 ” 和 “ 减小缩进量 ” 按钮。 12 12 word 使用技巧 ? 从实际使用经验来

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